Hướng dẫn tạo danh sách tùy chọn trong Google Sheets

Hướng dẫn tạo danh sách tùy chọn trong Google Sheets

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo anh sách tùy chọn trong Google Sheets giúp bạn trình bày được một list các tùy chọn và làm việc hiệu quả hơn.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho các bạn cách tạo Danh sách phụ thuộc tùy chọn trong Google Sheets (còn gọi là Danh sách tùy chọn có điều kiện), các bạn có thể thấy các tùy chọn trong DANH SÁCH TÙY CHỌN 2 thay đổi dựa trên những gì bạn chọn trong DANH SÁCH TÙY CHỌN 1.

Dưới đây là bộ dữ liệu mà tôi sẽ sử dụng để tạo Danh sách phụ thuộc tùy chọn trong Google Sheets:

Hướng dẫn tạo danh sách tùy chọn trong Google Sheets 1

Còn đây là các bước để tạo danh sách phụ thuộc tùy chọn trong Google Sheets:

Chọn các ô có các loại quả (A2:A5).

Chuyển đến DỮ LIỆU, chọn DẢI Ô ĐƯỢC ĐẶT TÊN.

Hướng dẫn tạo danh sách tùy chọn trong Google Sheets 2

Trong bảng DẢI Ô ĐƯỢC ĐƯỢC ĐẶT TÊN, nhập tên cho Bảng của mình. Lưu ý rằng tên này cần phải giống hệt như danh mục chính, trong trường hợp này sẽ là Quả (không dùng dấu cách nhé).
Nhấp vào ĐÃ XONG. Như vậy bạn đã tạo ra được Bảng đầu tiên với tên Quả, có nghĩa là các ô có tên Quả.

Bây giờ bạn cũng làm tương tự như vậy với Cột Rau. Bạn cần tạo nhiều dải ô được đặt tên theo nhiều tùy chọn mà bạn muốn hiển thị trong danh sách thả xuống đầu tiên.

Hướng dẫn tạo danh sách tùy chọn trong Google Sheets 3

Giờ là lúc bạn tạo danh sách tùy chọn đầu tiên hiển thị Quả/Rau làm tùy chọn.

Chọn ô, nơi mà bạn muốn tạo và chọn DỮ LIỆU

Tiếp theo chọn XÁC THỰC DỮ LIỆU.

Trong hộp thoại XÁC THỰC DỮ LIỆU, chọn TIÊU CHÍ là DANH SÁCH TỪ MỘT DẢI Ô và chỉ định các ô có chứa tên (Quả/Rau)

Hướng dẫn tạo danh sách tùy chọn trong Google Sheets 4

Đảm bảo “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô” và nhấp vào Lưu.

Điều này sẽ tạo ra một danh sách thả xuống trong ô A8.

Hướng dẫn tạo danh sách tùy chọn trong Google Sheets 5

Trước khi chúng ta tạo danh sách tùy chọn thứ hai, hãy chuyển đến ô trống bất kỳ trong trang tính hoặc bảng tính khác bạn muốn và nhập công thức =INDIRECT (A8). Thao tác này sẽ liệt kê ra tất các các mục từ Danh sách tùy chọn vừa tạo. Đây là danh sách phụ thuộc tùy chọn động và nếu bạn thay đổi tùy chọn trong ô A8 từ Quả thành Rau, danh sách sẽ thay đổi và hiển thị danh sách các loại rau.

Hướng dẫn tạo danh sách tùy chọn trong Google Sheets 6

Bây giờ là bước cuối cùng, tạo một Danh sách tùy chọn trong B8, đó là Danh sách Tùy chọn 2 của chúng ta. Để thực hiện việc này, chọn ô B8. Chọn DỮ LIỆU, chọn XÁC THỰC DỮ LIỆU.

Trong hộp thoại Xác thực dữ liệu, chọn “Tiêu chí” là DANH SÁCH TỪ MỘT DẢI Ô và chỉ định các ô có chứa hàm INDIRECT vừa rồi. Có thể số lượng mặt hàng trong các danh sách sẽ khác nhau (ví dụ như Quả có 4 loại trong khi Rau có 10 loại). Như vậy, ta chỉ cần chọn phạm vi ô thích hợp đủ cho tất cả các loại, như vậy ta phải chọn 10 ô.

Hướng dẫn tạo danh sách tùy chọn trong Google Sheets 7

Nhấp vào LƯU

Hướng dẫn tạo danh sách tùy chọn trong Google Sheets 8

Bây giờ khi bạn chọn trong Danh sách Tùy chọn 1, bạn sẽ thấy các mục trong Danh sách Tùy chọn 2 thay đổi tương ứng.

Lưu ý

  • Các loạt tên chỉ có thể là một từ duy nhất. Trong trường hợp có nhiều hơn 1 từ, hãy sử dụng dấu gạch dưới để nối các từ trong khi tạo DẢI Ô ĐƯỢC ĐẶT TÊN. Ví dụ: Nếu danh mục là “Quả theo mùa”, hãy đặt tên cho nó là Quả_theo_mùa.
  • Trong khi tạo công thức gián tiếp ngay bên dưới danh sách, có thể chọn cách tốt hơn là tạo nó trong một bảng tính khác. Sau đó, bạn có thể ẩn bảng tính nếu cần.
  • Khi bạn chọn một danh mục và một mặt hàng trong đó. Ví dụ bạn chọn Quả xong chọn Xoài, sau đó bạn thay đổi danh mục Rau, danh sách phụ thuộc tùy chọn sẽ không thay đổi. Điều này có nghĩa là có thể xảy ra việc Danh sách tùy chọn 1 Quả là danh mục và Danh sách tùy chọn 2 có tên rau trong đó. Tuy nhiên, Google Sheets sẽ cảnh báo bạn bằng một icon tam giác nhỏ màu đỏ trong ô tính. Nếu bạn di con trỏ qua ô đó, bạn sẽ thấy cảnh báo bên dưới:

Vì vậy, điều kiện bạn có thể tạo Danh sách tùy chọn có điều kiện trong Google Sheets là phải có danh sách tùy chọn trên lựa chọn của một ô khác.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *